Terttu ja Onni Simpuran säätiön tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki (1050/2018)

1 Rekisterinpitäjä

Terttu ja Onni Simpuran säätiö sr (säätiö), jäljempänä Simpuran säätiö

Y-tunnus: 2769439-9

Petteri Mattila
Uimintie 1
54710 Lemi
p. 045 1438818

2 Rekisterin nimi

Simpuran säätiön apurahajärjestelmä

3 Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii säätiön asiamies Petteri Mattila. Puhelinnumero 045 1438818.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään tietoja apurahan hakijasta. Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta. Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja.

Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. 

Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste em. rekistereissä on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yleinen etu, yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus. Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.

5 Rekisterien tietosisältö

APURAHANHAKIJAREKISTERI

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee apurahaa hakeneiden opiskelijoiden henkilötietoja. Kaikki käsiteltävät henkilötiedot ilmenevät apurahahakemusta tehtäessä. Tietolähteenä on yksinomaan hakija itse. Käsiteltäviä tietoja ovat mm. nimet, osoitetiedot, sähköpostiosoitteet puhelinnumerot ja hakemuksen käsittelyä varten tarvittavat opintoja koskevat tiedot, kuten opintorekisteriotteet. Tietoja tarvitaan hakemusten käsittelyä varten ja yhteydenpitoon.

APURAHANSAAJAREKISTERI

Rekisteri sisältää tiedot säätiön myöntämistä apurahoista, palkinnoista ja niiden saajista. Rekisteriin on tallennettu saajan perustietojen lisäksi apurahan- ja palkinnonsaajan saajan henkilötunnus tai yhteisön y-tunnus, pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja myönnetty summa, käyttötarkoitus sekä apurahan maksatustiedot. Rekisteri sisältää myös apurahamyöntöön ja käyttöön liittyvät kirjaukset sekä mahdolliset todistukset ja dokumentit apurahasta.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Apurahanhakijarekisteri ja apurahansaajarekisteri

Apurahatoiminnan rekistereihin tallennettavat hakijan ja hakemuksen tiedot sekä selvitys apurahan käytöstä saadaan apurahan hakijoilta ja saajilta itseltään apurahan haku-, maksu- ja raportointivaiheessa.

7 Rekisterin suojauksen periaatteet

Simpuran säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.

Simpuran säätiö on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaa ja asiantuntijoita henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin.

Simpuran säätiön ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa Lemin Osuuspankissa, jonne on pääsy vain säätiön hallituksen luvalla.

8 Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot apurahahakemuksista ja niihin liittyvistä selvityksistä, myönnetyistä apurahoista ja palkinnoista säilytetään toistaiseksi. Hallituksen kokousmateriaaleissa käytetty aineisto koskien apurahoja säilytetään pysyvästi. Säätiö säilyttää myönteiset ja kielteiset apurahahakemukset ja niiden tiedot historiatietojen säilyttämisen, tutkimuskäytön ja valvonnallisten syiden vuoksi. (ks. selosteen kohta 4 ja Säätiön hyvä tiedonhallintatapa: https://saatiotrahastot.fi/saation-hyva-tiedonhallintatapa/).

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa ja tarkastaa ne tiedot, mitä tietoja hänestä on rekisteröity Simpuran säätiössä lukuun ottamatta asiantuntijoiden ja lausunnonantajien arvioita apurahojen hakijoista. Tarkastuspyynnön voi esittää säätiön rekisteriyhteyshenkilölle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Simpuran säätiön oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös.

10 Muutokset tietosuojaselosteeseen

Simpuran säätiön muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus muutoksesta julkaistaan säätiön kotisivuilla osoitteessa www.simpuransaatio.fi.

11 Tietosuojaselosteen ja henkilörekistereiden saatavuus

Simpuran säätiön tietosuojaseloste pidetään saatavilla säätiön kotisivuilla osoitteessa www.simpuransaatio.fi.